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La comunicación escrita en la empresa
La destreza para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una capacidad necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización, cualquiera sea su actividad o la información que se desee transmitir.
La comunicación escrita en la empresa |
Una eficaz comunicación escrita puede contribuir a perfeccionar el proceso de toma de decisiones o mejorar la comprensión sobre los asuntos de interés; tales como, por ejemplo, el estatus que tienen ciertos proyectos o actividades, los requerimientos entre departamentos, el trabajo de un área durante la aplicación de un programa, la presentación de objetivos claros de actividades, las intenciones o proyectos al exterior de la empresa, entre otros.
En este orden de ideas, se establece la importancia de alimentar las cualidades o habilidades para preparar el trabajo creativo de componer escritos en el ámbito de los negocios, donde se debe aplicar el lenguaje informativo, que se diferencia del expresivo o literario, teniendo en cuenta la imagen del mensaje como principal conexión de la empresa (Balestrini et al, 2007).
La comunicación escrita en la empresas: Algunas consideraciones preliminares
¿Para Quién se Escribe?
El escribir puede ser por diversos propósitos y motivaciones. La escritura puede ser científica, técnica, filosófica, artística, histórica, religiosa, periodística, publicitaria, entre otros tantos estilos. El fin de cualquier tipo de escritura es dejar evidencia o registro para transmitir o informar. En cuanto a la forma o estructura o formato, se encuentran los escritos menores, como el reporte y los escritos mayores como el informe. También se usan mucho las presentaciones, cuyo objetivo principal es informar de manera pública asuntos relevantes (Perdomo, 2011).
Los escritos menores y los escritos mayores se clasifican dependiendo de tres criterios: la complejidad, extensión e inmediatez. La Complejidad es la mayor o menor dificultad para concebir o diseñar el escrito. La Cantidad de información o extensión se refiere si el escrito puede desarrollarse en muy pocas páginas, de 1 a 5, o si se requieren de una cantidad mayor para tratarlo con un escrito mayor. La Inmediatez se refiere al requerimiento inmediato de un escrito para el mismo día o para el día siguiente a primera hora.
El Reporte
El Reporte, como recurso de los escritos menores, es un escrito breve que registra e informa lo relacionado a un trabajo, proceso o actividad realizada. No contempla mucha elaboración conceptual, análisis, interpretaciones, opiniones, ni conclusiones o recomendaciones. Su enfoque puede ser enumerativo de dichas actividades o descriptivo de de situaciones, hechos, procesos, incidentes, entre otros. En muchas empresas se han estandarizados formatos de manera de hacer fácil y rápido la elaboración de los reportes. La estructura recomendada para un reporte se compone de: Identificación, Asunto, Texto y Anexos.
El Informe
El informe es el tipo de recurso dentro de los escritos Mayores. El informe es una comunicación técnica que consiste en la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, por medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a lo que conviene hacer del mismo. Generalmente están dirigidos a un destinatario que debe tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.
El informe escrito como un medio significativo de comunicación, cada vez es de mayor importancia en el ambiente de los negocios, el manejo adecuado de las destrezas comunicativas que se ponen de manifiesto en el discurso escrito guarda una correspondencia con la escritura de informes. Estudios realizados por Louhiala Salminen (1996), citado por (Herrera, 2011), han demostrado la relevancia de la comunicación escrita, siendo la redacción de informes una de las herramientas más valoradas en el mundo empresarial.
El informe técnico tiene las siguientes características:
• Es corto y conciso, pero completo.
• Contiene sólo lo que es necesario, con información interesante y relevante.
• Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin redundancias.
• Es bien ordenado, estructurado y organizado.
• Es agradable de leer, con Ilustraciones y fotografías.
Tipos de Informes:
• Informes Internos empresariales.
• Informes Externos a la organización.
• Informes Formales de situaciones, resultados, etc.
• Informes Informales entre empleados
• Informes Extensos: contienen más de 10 páginas de información
• Informes Cortos: Contienen menos de diez páginas.
Modalidades de Informes:
Hay tres modos de presentar informes según la intención del redactor de hacer llegar la información y el tipo de información que este quiere dar a conocer.
• Informes exploratorios
• Informes descriptivos
• Informes explicativos
Estructura y Contenido del Informe Extenso, Aspectos Formales:
Portada Título del proyecto
Empresa que solicita el proyecto (cliente)
Empresa que realiza el proyecto
Aspectos Legales:
Documento de entrega y finalización
Documento / contrato de solicitud
Índice:
Contenidos del documento
Índice de gráficos
Índice de tablas
Índice de figuras
Informe directivo:
Objetivos del estudio
Principales resultados Conclusiones
Recomendaciones
Cuerpo del informe:
Introducción y antecedentes
Metodología
Resultados
Limitaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos:
Cuestionario
Anexos estadísticos
Gráficos e ilustraciones
Las Técnica Gráficas en el Informe
En los informes técnicos o administrativos se incluyen ilustraciones gráficas, mapas, cuadros entre otros que ayudan al lector determinar de una manera más clara la información que el redactor quiere hacer llegar con el informe presentado. Estas técnicas gráficas son de los datos que se consideran más relevantes.
Informes de Investigación
Los informes de investigación, o también llamado informe final de investigación, son reportes que no deben confundirse con los memoriales. El informe, aparte de referirse a un proyecto o a un tiempo determinado tiene por objetivo documentar lo realizado o sucedido durante la investigación, este informe se inicia considerando los objetivos de la investigación y pasa a describir las actividades de la investigación y los resultados obtenidos. Para la realización de este informe final se debe tener una idea ordenada La naturaleza de la investigación y las aseveraciones de los resultados.
Las Presentaciones Ejecutivas
La presentación ejecutiva es una herramienta o instrumento empresarial de tipo audio visual que se utiliza para mostrar información relevante que se requiere divulgar de manera efectiva y adecuada a un personal selecto. Para que estas sean efectivas debe reunir unas mínimas características, las cuales se enumeran a continuación:
1. Deben ser sencillas y concretas.
2. No excederse en el uso de viñetas y texto.
3. No exagerar con las animaciones y transiciones.
4. Utilizar imágenes de alta calidad.
5. Utilizar plantillas.
6. Utilizar gráficos adecuados para representar los datos.
7. Utilizar colores que puedan hacer contraste entre ellos.
8. Escoger fuentes legibles y de buen tamaño.
9. Utilizar audio y vídeo adecuadamente.
10. Ordenar adecuadamente las diapositivas.
Reflexiones Finales:
En la actualidad, las instituciones empresariales entienden el informe como un texto escrito que se fundamenta en un contenido técnico, o útil para sus intereses, tomando la estructura del mismo con diferentes estilos, lo que causa con frecuencia errores en la información que se suministra y que además no se le dé suficiente importancia a los elementos del informe escrito, si bien es cierto que el informe puede asumirse como un documento que suministra información escrita en el menor tiempo posible, también es cierto que en la actualidad debe ser visto con un sentido más profesional, es decir, como medio de comunicación que por ser breve en su expresión informativa, debe ser eficiente, interesantes, de comprensión clara, precisa y sobre todo que permita la toma de decisiones sobre la base de la información que aporta.
Dicho esto, podemos decir que para la presentación de una comunicación escrita correcta, debemos regirnos por una estructura adecuada, de tal manera de transmitir la información deseada sin correr riesgos de que sea mal interpretada la idea del redactor (Román, 2011).
Es importante, tener una claridad total sobre las distintas maneras de presentar la información, bien sea a través de los escritos menores, como el reporte y los escritos mayores como el informe y las presentaciones ejecutivas.
Trabajos Citados
Balestrini, M., y Lares, A. (2007). Metodología para la elaboración de informes. Venezuela: Consultores Asociados. ( I, II, III, IV, V y VI)
Herrera, Nimia. (2011) Tipos de Informes. Extraído el 19 de octubre de 2011 desde http://www.slideshare.net/milanyis/1-tipos-de-informes
Ideas Superiores en Capacitación Empresarial. La Comunicación Escrita en la Empresa. Extraído el 19 de octubre de 2011 desde http://www.ideas.com.uy/servicios/la-comunicacion-escrita-en-la-empresa/
Lecturas de Presentaciones Efectivas (I, II y III) (a) Parte I, (b) Parte II y (c) Parte III. Compilación con fines académicos realizada por la Universidad Nacional Abierta (UNA), respetando los derechos del autor. Caracas – Venezuela.
Perdomo, Guillermo. (2011). Guía para la elaboración del informe técnico. Extraído el 19 de octubre de 2011 desde http://guillermoperdomo.blogspot.com
Román, A. (2011). Piense primero, escriba después. Venezuela: Vadell hermanos. (Capítulos I -secciones D y D1-; II –secciones A, B4-; III – sección A6-, IV, V – secciones A, B y C- y IX –sección E- ).
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